Suurin osa työntekijöistä odottaa vuosilomaansa innolla. Mutta saadakseen lomasta irti parhaan mahdollisen on tärkeää saada asiat ajoissa järjestykseen töissä ja työtilassa. On helpompaa rentoutua, kun ei tarvitse murehtia kesken jääneitä työtehtäviä. Miten siis saada asiat järjestykseen työpaikalla? Tiimien tukeminen tässä asiassa auttaa heitä lähtemään lomalle hyvillä mielin ja parantamaan tuottavuuttaan lomilta palatessaan. Tässä artikkelissa kerrotaan viisi vinkkiä siihen, miten asiat saa järjestykseen töissä ennen lomalle lähtöä.
"Katso kesätuotteemme"
Vinkki 1: Laita asiat tärkeysjärjestykseen
Saadaksesi asiat järjestykseen töissä ennen lomalle lähtöä on hyvä aloittaa laittamalla työtehtävät tärkeysjärjestykseen. Mutta miten asiat tulisi organisoida?
Ensimmäiseksi on luotava luettelo tehtävistä asioista. Tähän luetteloon on sisällytettävä kaikki, mitä tulee tehdä työntekijän ollessa lomalla. Sen jälkeen on päätettävä, kuinka kiireellinen mikin tehtävä on riippuen lyhyen ja pitkän tähtäimen päämääristä.
Tehtävät, jotka edesauttavat suoraan päämäärien saavuttamista, tulisi asettaa tärkeämmäksi kuin muut. Kaikki tehtävät, jotka on tehtävä välittömästi tai niin pian kuin mahdollista, ovat kiireellisempiä kuin muut. Loppujen lopuksi vähemmän kiireelliset tehtävät voidaan siirtää odottamaan työntekijän paluuta lomalta.
Kun jokaisen työtehtävän tärkeys ja kiireellisyys on selvitetty, ne voidaan laittaa tärkeysjärjestykseen. Kaikista tärkeimmät ja kiireellisemmät tehtävät tulisi tietenkin tehdä ensin. Tämänkaltainen tärkeysjärjestykseen laittaminen auttaa lomalle lähteviä henkilöitä keskittymään olennaisiin toimiin ennen lomaa. Se vähentää myös työhön liittyvää stressiä.
Vinkki 2: Suunnittele määräajat ja valmistaudu paluuseen
Kun puhutaan lomalla olosta, jotkut ihmiset murehtivat sillä hetkellä työstämänsä työtehtävän keskeyttämistä. Yritys ei seisahdu, vaikka ihmiset ovat poissa. Jotkin työtehtävät on tehtävä valmiiksi, jotta projekti saadaan päätökseen. Työntekijän hyvinvoinnin takia on tärkeää, että määräajat suunnitellaan ajoissa.
Jos mahdollista, loman aikana erääntyvät tärkeät työt tulee ottaa huomioon ennen lomalle lähtöä. Muussa tapauksessa ne tulee siirtää tehtäväksi loman jälkeen. Suunnittelutyökalut, kuten jaetut sähköiset kalenterit tai projektinhallintaohjelmistot, voivat olla hyödyksi, jotta mitään ei unohdu. Samoin kaikki paperitiedostot tulee laittaa asianmukaisesti säilytykseen ja työpöytä siivota ennen lomaa, jotta sijaistava henkilö löytää helposti etsimänsä.
Juuri ennen lähtöään lomalle työntekijät voivat päivittää sähköisen allekirjoituksensa ilmoittaakseen olevansa poissa toimistosta, jotta kaikki (kumppanit, asiakkaat jne.) saavat tiedon.
Kaikkien näiden ajoitusten hallitseminen voi tuntua työläältä. Mutta se tarkoittaa sitä, että työntekijät voivat palata töihin ollen hyvin selvillä siitä, mitä heidän tulee tehdä lomalta palatessaan ja toimia mahdollisimman tehokkaasti heti paluustaan alkaen. He tulevat olemaan mieleltään tyynempiä ja hallitsemaan aikaansa ja työmääräänsä paremmin, millä on positiivinen vaikutus heidän työtyytyväisyyteensä ja saavutuksen tunteeseensa.
Vinkki 3: Kommunikoi kollegoiden kanssa
Kommunikaatio on työn tehokkaan järjestämisen avain ennen lomalle lähtöä. Puhuminen kollegoiden kanssa tarkoittaa sitä, että kaikesta voidaan pitää huolta ja heille voidaan kertoa kaikesta tärkeästä koskien tämänhetkisiä ja tulevia työtehtäviä. Kommunikaatio auttaa estämään väärinymmärryksiä ja ennakoimaan mahdollisia ongelmia.
Työntekijät tietävät, että asiat hoituvat hienosti, kun he ovat lomalla. Tärkeää on paitsi tietää, milloin joku on lähdössä lomalle, myös se, että sijaistavalla henkilöllä tulee olla kaikki tarvittava tieto voidakseen jatkaa lomalla olevan töitä. Tällainen kollegoiden välinen vuorovaikutus parantaa yhteyttä ja yhteistyötä tiimin sisällä.
Seinäkalenteri on usein hyvä idea, jotta kaikki työntekijät voivat nähdä, milloin heidän kollegansa ovat lomalla. Tällainen ilmoitustaulu tarjoaa erittäin hyödyllisen visuaalisen oppaan. Samoin kaikkien ulottuvilla oleva valkotaulu, johon voidaan laittaa siirrettäviä, värikkäitä muistilappuja, tarkoittaa sitä, että tärkeät asiat voidaan viestiä kätevästi ja tehokkaasti.
Lopuksi työtilojen järjestelytekniikoiden omaksuminen, kuten mukautettava toimistotila tai yhteisöllisen työtilan käyttöönotto, kannustaa tiimejä työskentelemään yhdessä. Se on näkökulma, josta voi olla paljon hyötyä myöhemmin, kun työtä jaetaan ennen lomalle lähtöä.
Vinkki 4: Varmista sujuva vastuun vaihto
Joskus on tarpeen, että joku muu ottaa hoidettavakseen tiettyjä tehtävi, kun työntekijä on lomalla. Sujuva vastuun vaihto on olennaista, jotta kaikki tiimin jäsenet pysyvät tyytyväisinä.
Jotta se onnistuu, voidaan pitää vastuunvaihtokokous, jossa käydään läpi seuraavat asiat:
- Työn alla olevat projektit
- Työn alla olevat työtehtävät
- Työtehtävät, jotka on tärkeää saada valmiiksi loman aikana
Tätä ryhmäkeskustelua voi seurata yksityiskohtaiset kirjalliset ohjeet jokaisesta tehtävästä. Työntekijöiden tulee muistaa jakaa tärkeät yhteystiedot kollegoilleen. Tämä tekee tarvittavien tietojen löytämisestä helppoa.
Myöskään seurantakokouksen järjestämisen hyötyä töihin palatessa ei tule sivuuttaa. Sen aikana keskustellaan siitä, mitä loman aikana on tehty. Se merkitsee myös sitä, että saavutuksista voidaan antaa palautetta. Tämä varmistaa sujuvan vastuun vaihdon samalla kun pidetään huoli siitä, että työ on tehty kunnolla.
Vinkki 5: Päivitä asiakirjat
Työasioiden organisointi sisältää myös kaikkien tärkeiden asiakirjojen jatkuvan päivittämisen, joihin kuuluu:
- Toimintaraportit
- Kokousten pöytäkirjat
- Taulukot
- Tietokannat
Joku voi ilmoittautua vapaaehtoiseksi päivittämään nämä asiakirjat, kun hänen kollegansa on poissa töistä. Silloin työntekijä voi palata töihin rauhallisin mielin tietäen, että hän voi vain tarkistaa nämä raportit ja päästä ajan tasalle siitä, mitä on tapahtunut hänen poissaollessaan. Asioiden pitäminen ajan tasalla myös varmistaa, että työ ei keskeydy.
Asiakirjoja päivittävälle henkilölle voidaan opettaa projektien yksityiskohdat, joiden parissa lomalle lähtevä työntekijä työskentelee. Heidän tulee pystyä vastaamaan tarvittaessa kollegoiden kysymyksiin. Jos työntekijä käyttää verkossa olevia yhteistyötyökaluja, on tärkeää, että hän antaa pääsyn tiedostoihinsa häntä sijaistavalle henkilölle.
Miksi organisoida työt ennen lomalle lähtöä? Kuten voidaan huomata, jokaisen työtehtävän organisoiminen ennen lomalle lähtöä on tärkeää. Tämä tarkoittaa, että työntekijät pystyvät irrottautumaan töistä ja lataamaan akkunsa kunnolla lomalla ollessaan. Tällä on takuulla vaikutusta heidän tuottavuuteensa ja mielenterveyteensä. Sen vuoksi on tärkeää, että tämä valmistelu suunnitellaan kunnolla, jotta ihmiset voivat lähteä lomalle hyvillä mielin – varsinkin kun se luo positiivisen ja miellyttävän kokemuksen jokaiselle yrityksessä.
Haluatko auttaa työntekijöitäsi valmistautumaan lomalle lähtöön? Tässä artikkelissa kerrotut 5 vinkkiä auttavat heitä järjestämään työnsä tehokkaasti.
